Servicestelle Personal – seit über 10 Jahren ein Erfolgsmodell

Interkommunale Zusammenarbeit wird im Kreis Warendorf praktiziert und gelebt. Bereits seit über 10 Jahren gibt es jetzt schon die sogenannte „Servicestelle Personal“ beim Kreis Warendorf.

2009 entschlossen sich drei Städte und Gemeinden im Kreis Warendorf, die Personalverwaltung gemeinsam mit dem Kreis Warendorf zu organisieren. Die Idee einer „Servicestelle“ wurde geboren, die beim Kreis im Personalamt angesiedelt werden sollte.

Verfahren der „Servicestelle Personal“ im Zusammenspiel mit den Partnern.
Quelle: Kreis Warendorf

Die Hoffnung war, dass gebündelter Sachverstand Synergien schafft und dadurch der Personaleinsatz in den Kommunen im Bereich der Personalverwaltung überschaubar bleibt. Dass sich zu Beginn „nur“ drei kreisangehörige Kommunen mit dem Projekt anfreunden konnten lag wohl auch daran, dass man sich auf neues „Terrain“ wagte. Inzwischen umfasst die „Servicestelle Personal“ sechs Kommunen mit dazugehörigen Vereinen und Eigenbetrieben, wie beispielhaft der VHS Warendorf und der Kreismusikschule sowie weiteren Anstalten des öffentlichen Rechts, die sich des Sachverstandes der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Personalamt des Kreises bedienen.

Die Leitung der „Servicestelle Personal“ v.l.n.R. Jochen Ritz (stellvertretender Leiter Servicestelle Personal), Sandra Kuhlbusch (Leiterin Servicestelle Personal), Petra Schreier (Personaldezernentin), Michael Ottmann (Haupt- und Personalamtsleiter).
Quelle: Kreis Warendorf

Dabei war von Anfang an klar, dass sich die Zusammenarbeit bei so einem sensiblen Thema wie Personal auf Augenhöhe bewegen muss und gegenseitiges Vertrauen auch von Seiten der Mitarbeiterschaft unerlässlich für die Zusammenarbeit ist. Aus diesem Grund sind die Partner des Kreises auch nach wie vor die ersten Ansprechpartner für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und besitzen überdies auch weiterhin die Personalhoheit. Die „Servicestelle“ hingegen nimmt die zentralen Aufgaben der Personalverwaltung gegen eine entsprechend zu zahlende Fallpauschale im Auftrag der Partner wahr. Die Einzelheiten regeln öffentlich-rechtliche Vereinbarungen und Geschäftsbesorgungsverträge. Wichtige Bestandteile dieser Verträge sind, dass die zu zahlenden Pauschalen turnusgemäß angepasst werden und ein Gremium, bestehend aus Vertreterinnen und Vertretern der Partner, regelmäßig über die Arbeit der Servicestelle informiert wird und grundlegende Entscheidungen trifft.

2.475 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Partner werden pro Monat betreut
Insgesamt betreut die „Servicestelle“ inzwischen 2475 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Partner pro Monat. Zu den übernommenen Aufgaben gehören beispielhaft Gehaltsabrechnungen, sozialversicherungsrechtliche Angelegenheiten und die Reisekostenabrechnungen.
Neben diesen Themenfeldern werden die Partner auch bei Bewerbungs- und Einstellungsverfahren sowie Arbeitsvertragsangelegenheiten unterstützt. Im Kreishaus sind verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Haupt- und Personalamt der Kreisverwaltung mit unterschiedlichen Zeitanteilen auf 7,3 Stellen für die „Servicestelle“ tätig.

Aufgaben der „Servicestelle Personal“. Zwischenzeitlich sind die Aufgaben der Familienkasse auf die Bundesagentur für Arbeit übergegangen.
Quelle: Kreis Warendorf

Im Jahr 2019 haben die Stellenbewertungen, die der Kreis ebenfalls teilweise für die Partner vornimmt, eine besondere Bedeutung bekommen. Aufgrund der hohen Expertise in diesem Bereich trat d-NRW AöR, die bei der Einrichtung der „Servicestelle“ in 2009 bereits mit Rat und Tat zur Seite stand, an den Kreis Warendorf heran. Es entstand ein neues Projekt, bei dem die Stellen von d-NRW AöR neu bewertet wurden. Im Jahr 2022 konnte dieses Projekt der „Servicestelle“ erfolgreich abgeschlossen werden und es wurden insgesamt 49 Stellen neu bewertet. Dabei mussten aufgrund der Coronapandemie zwischenzeitlich neue Wege gegangen und auch digitale Arbeitsplatzinterviews durchgeführt werden.

Das Problem des Fachkräftemangels erfolgreich bewältigen
In der Nachbetrachtung muss man die Einrichtung der „Servicestelle“ als echtes Erfolgsmodell bewerten. Schon vor über 10 Jahren hatte man sich dem Thema Fachkräftemangel gewidmet und versucht, mit dieser Einrichtung durch Bündelung der Ressourcen das schwierige Thema der Personalverwaltung gemeinschaftlich zu lösen. Aus heutiger Sicht war dies wegweisend und erfolgreich, da gerade kleineren Kommunen zunehmend Fachkräfte im Personalbereich fehlen. Hier konnte der Kreis Abhilfe schaffen und den Partnern ein qualitativ hochwertiges Angebot zur Personalverwaltung anbieten und gleichzeitig personelle Einspareffekte erreichen. Dabei ist nicht ausgeschlossen, dass sich auch weitere Partner der „Servicestelle“ in Zukunft anschließen werden.

Michael Ottmann
Quelle: Kreis Warendorf