QUALIFIZIERUNG groß geschrieben

Die Kreisverwaltung Recklinghausen bietet mit ihren ca. 2.065 Mitarbeiter*innen Dienstleistungen für fast 620.000 Einwohner in ihren zehn kreisangehörigen Städten an. Um die ständig steigenden Herausforderungen meistern zu können, wird Qualifizierung bei der Kreisverwaltung groß geschrieben.

Im Leitbild der Kreisverwaltung heißt es unter anderem: „Wir arbeiten engagiert und motiviert“. In den Erläuterungen wird dieser Grundsatz näher ausgeführt. „Unser Wissen halten wir auf dem aktuellen Stand. Unsere Fähigkeiten und Fertigkeiten entwickeln wir weiter“. Erster Ansprechpartner in Sachen Aus- und Weiterbildung ist das Studieninstitut für kommunale Verwaltung Emscher-Lippe (SEL), das im Jahr 2020 bereits sein 100jähriges Bestehen feiern kann. Neben dem Kreis Recklinghausen sind die kreisfreien Städte Gelsenkirchen und Bottrop Mitglieder des Zweckverbandes.

Die Kreisverwaltung Recklinghausen bietet in der Ausbildung eine breite Berufspalette an. Im Verwaltungsbereich werden Verwaltungsfachangestellte, Verwaltungswirt*innen und Kreisinspektoranwärter*innen (Bachelor-Studierende) ausgebildet. Bei den gewerblich-technischen Berufen gibt es - je nach den jährlichen Bedarfen - Ausbildungsplätze für Chemielaborant*innen, Fachinformatiker*innen, Gärtner*innen, Straßenwärter*innen, Mediengestalter*innen, Anlagenmechaniker*innen, Geomatiker, Vermessungstechniker*innen sowie Kreisvermessungsoberinspektoranwärter*innen und Kreisumweltoberinspektoranwärter*innen. Im aktuellen Ausbildungsjahrgang 2018 stellt der Kreis 36 Berufsanfänger ein, insgesamt befinden sich dann 90 Personen in ihrer Ausbildung.

Landrat Cay Süberkrüb (rechts) begrüßt im Rahmen der Einführungswoche die Berufsanfänger in der Kreisverwaltung
Quelle: Kreis Recklinghausen

Besonderen Wert legt Ann Kathrin Frede, Ressortleiterin für strategische Personalentwicklung, auf einen guten Start in die Ausbildung: „Wir nehmen uns eine ganze Woche Zeit für unsere Nachwuchskräfte, um ihnen einen guten Eindruck von der Kreisverwaltung als Arbeitgeber zu vermitteln und ihnen so viel Orientierung wie möglich zu geben“.

Grafik „Einführungswoche für neue Auszubildende“
Quelle: Kreis Recklinghausen

Ein Highlight für die Auszubildenden: eine Hospitation beim Landrat. An ca. vier Tagen im Jahr nimmt sich Cay Süberkrüb die Zeit, ausgewählten Nachwuchskräften einen Einblick in seine Tätigkeiten zu geben. Die Berufseinsteiger begleiten ihn dann auf Schritt und Tritt und lernen so die Arbeit in einer Behörde von einer ganz anderen Seite kennen.

Für eine gute Ausbildung in den Praxisphasen sorgen die Ausbilder*innen vor Ort. Damit auch diese gut für die anspruchsvolle Aufgabe gerüstet sind, nimmt die Kreisverwaltung in großem Umfang die Lehrgänge „Ausbildung der Ausbilder*innen“ sowie die Schulungen für die Bachelor-Prüfer*innen in Anspruch. 

Die Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt, die Auswirkungen des demographischen Wandels auf die Personalsituation bei der Kreisverwaltung und die spezifischen Anforderungen an die Aufgabenerledigung erfordern neben den traditionellen Ausbildungslehrgängen auch individuelle Lösungen.

So bildeten die Kreisverwaltung und die kreisangehörigen Kommunen 15 junge Mütter (Alleinerziehende im SGB II-Bezug) als Praxisbetrieb im Rahmen einer Verbundausbildung in Teilzeit zu Verwaltungsfachangestellten aus. Dies erfolgte in Kooperation mit dem SEL. Nach einer positiven Evaluation dieses Lehrgangs ist in 2018 eine Neuauflage gestartet.

Seit 2012 ist die Kreisverwaltung als „Optionskommune“ im SGB II für die Betreuung der Arbeitssuchenden verantwortlich. Der Personalbedarf beim Jobcenter „Vestische Arbeit“ ist aufgrund der hohen Fallzahlen in der Emscher-Lippe-Region durchgängig hoch. Um die benötigten Mitarbeiter*innen zu qualifizieren, hat das Studieninstitut flexibel auf die Anforderungen der Kreisverwaltung reagiert und bereits mehrere modulare Verwaltungslehrgänge II mit dem Schwerpunkt Sozialrecht durchgeführt. Für neu eingestellte Bedienstete mit bereits abgeschlossener Berufsausbildung hat das SEL in enger Abstimmung mit dem Jobcenter einen 30tägigen Fachkraftlehrgang SGB II konzipiert. Die Nachfrage ist so groß, dass diese Qualifizierungsreihe bereits elfmal stattgefunden hat und soll nach den Sommerfreien 2018 erneut durchgeführt werden.

Personalentwicklung (PE) hat bei der Kreisverwaltung einen hohen Stellenwert. Neben dem dafür zuständigen Ressort beschäftigt sich auch eine vor einigen Jahren ins Leben gerufene „Initiativgruppe PE“ mit aktuellen Fragen, Trends und Herausforderungen der Qualifizierung der Bediensteten. Landrat Cay Süberkrüb, Führungskräfte aus verschiedenen Fachbereichen, Vertreter des Personalrates und der Personalentwicklung treffen sich mehrmals jährlich und tauschen ihre Gedanken aus.

Grafik „Kernaufgaben der PE einfügen“
Quelle: Kreis Recklinghausen

Die Impulse aus dieser Gruppe befassen sich nicht nur mit der Ausbildung, sondern auch intensiv mit der Weiterbildung der Mitarbeiter*innen. Auch in diesem Bereich arbeitet die Kreisverwaltung Hand in Hand mit dem Studieninstitut. In enger Kooperation mit dem SEL wurde zum Beispiel die Qualifizierungsreihe „Führen will gelernt sein“ für Nachwuchskräfte entwickelt, die künftig gerne Führungsaufgaben bei der Kreisverwaltung übernehmen möchten.      

Nach einem internen Auswahlverfahren nahmen 15 Personen an der 18 Seminartage umfassenden Schulungsmaßnahme teil. Im Mittelpunkt standen Schlüsselkompetenzen wie Führungsgrundlagen, Veränderungs-, Projekt-, Konflikt- und Besprechungsmanagement, Präsentations- und Kommunikationstechniken. „Mit dem Qualifizierungspaket haben wir den Führungsnachwuchs breit aufgestellt und für eine solide Basis gesorgt. Mit einem begleitenden Projektauftrag wollten wir aber noch einen Schritt weiter gehen und den Transfer der erworbenen Kenntnisse in die Praxis unterstützen.“ erklärt Landrat Cay Süberkrüb die Herangehensweise.

Die drei Projektthemen „Der Kreis als Marke“, „Praktischer Wissenstransfer in der Kreisverwaltung“ und „Dokumentation und Evaluation der Qualifizierungsreihe „Führen will gelernt sein““ wurden von den Teilnehmenden außerhalb der Dienstzeit in zahlreichen Sitzungen behandelt. Die Ergebnispräsentation vor rund 80 Führungskräften und dem Verwaltungsvorstand der Kreisverwaltung mit anschließender Diskussionsmöglichkeit an dafür entworfenen Informationsständen sorgte für einen eindrucksvollen Abschluss der Maßnahme. Die Bewertung der Qualifizierungsreihe fiel so positiv aus, dass derzeit Überlegungen zu einer Neuauflage in leicht modifizierter Form gemeinsam mit dem SEL getroffen werden.

Die Teilnehmerinnen der Projektgruppe „Wissensmanagement“ vor ihrem Informationsstand im Foyer der Kreisverwaltung
Quelle: Bak, SEL

Die Teilnehmenden der Projektgruppe „Der Kreis als Marke“ präsentieren ihre erarbeitete Info-Broschüre
Quelle: Bak, SEL

Die Bediensteten der Kreisverwaltung nehmen die „offenen“ Angebote des Studieninstitutes in großem Umfang wahr. Über das Intranet haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich über das aktuelle Programm zu informieren. Besteht eine größere Nachfrage zu einzelnen Themen, bucht die Personalentwicklung Inhouse-Schulungen. So wurden im vergangenen Jahr nach einer Überarbeitung der Beurteilungsrichtlinien der Kreisverwaltung alle Führungskräfte mit den neuen Vorgaben vertraut gemacht und auf mögliche „Fallstricke“ bei Beurteilungen hingewiesen.  

In großem Umfang werden auch Deeskalationstrainings mit dem SEL durchgeführt. Ausgehend vom Sicherheitskonzept des Jobcenters haben in den letzten Jahren nahezu alle Bediensteten dort an einer entsprechenden Schulung teilgenommen. Aufbau-Workshops sorgen dafür, dass das Thema regelmäßig im Fokus bleibt. Aber nicht nur die Tätigkeit im Jobcenter erfordert einen besonderen Blick auf die Sicherheit der Beschäftigten. Ordnungsamt, Ausländerbehörde, Gesundheitsdienst, Veterinäramt, Schulhausmeister – die Liste der potentiell gefährdeten Einsatzbereiche ist lang. Die Personalentwicklung reagiert kurzfristig auf die Anfragen aus den Fachbereichen und bietet entsprechende Hilfen an.     

Sehr gut angekommen ist das Thema „Einmal im Jahr gelobt ist zu wenig – wertschätzender Umgang als Erfolgsfaktor“ bei den Führungskräften der Kreisverwaltung. Die angebotenen Seminare des SEL wurden stark nachgefragt. Gleiches gilt für die Schulungen „Sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz“. Die durch verschiedene Ereignisse in der Gesellschaft geführte „#me too“-Diskussion unterstreicht, dass Personalentwicklung immer auch einen Blick auf aktuelle Trends werfen muss, um rechtzeitig Unterstützung liefern zu können. 

Personalentwicklung darf kein Brandlöscher sein, sondern muss präventiv Qualifizierungsbedarfe erkennen und entsprechende Angebote machen. „Wenn das Kind erst in den Brunnen gefallen ist, ist es oft schon zu spät“ – da sind sich Cay Süberkrüb und Fortbildungsleiter Bernd Bak einig. „Durch intensive Marktanalysen und ein großes Netzwerk versuchen wird permanent, neue Entwicklungen zu identifizieren und mit praxisorientierten Veranstaltungen schnell für die notwendigen Angebote für unsere Kunden zu sorgen“ betont Bernd Bak, der seit 20 Jahren für den Bereich Fortbildung verantwortlich ist und seitdem eng mit der Kreisverwaltung kooperiert.
„Nur wenn unsere Kunden zufrieden sind, können wir zufrieden sein. Wir verstehen uns als Teil unserer Träger-Verwaltungen und damit auch als Teil der Personalentwicklung in den Kommunen. Wir beraten und unterstützen gerne mit unserer Erfahrung. Niemand muss das Rad neu erfinden. Wir haben zahlreiche Qualifizierungskonzepte parat, die auf Wunsch aber jederzeit individuell angepasst werden können.“

Individualität zeichnet auch die eingesetzten Dozentinnen und Dozenten aus. So hat das SEL erst vor wenigen Wochen einen Workshop zum Thema Wissensmanagement für den Fachdienst „Landratsangelegenheiten und Kreistagsservice“ organisiert. Hier ging es nach einer kurzen Einführung direkt in die bereichsspezifische Analyse. Wie wird Wissen bisher dokumentiert und gesichert, was kann optimiert werden, welche ersten Schritte sollte man gehen? Die hoch engagierten Mitarbeiter*innen entwarfen für ihre Tätigkeitsfelder „Wissenslandkarten“, an denen demnächst noch weitergearbeitet wird.

Neben Seminaren, Workshops und Lehrgängen bietet das Studieninstitut seit vier Jahren auch verschiedene Tagungsformate an. Auch hier bewährt sich die Partnerschaft mit der Kreisverwaltung. Ob „Blickpunkt Führung“, eine Tagung für Führungskräfte und Nachwuchs-Führungskräfte, das „Forum Ausbildung“ für Ausbilder*innen und Ausbildungsleitungen oder „fit@verwaltung“, eine Tagung für alle Mitarbeiter*innen – alle Großveranstaltungen sind ausgebucht. Auch Dank der regen Teilnahme der Bediensteten der Kreisverwaltung. Mit jeweils sechs Vorträgen zu aktuellen zielgruppenorientierten Themen in einem besonderen Ambiente hat das SEL ein Qualifizierungsformat etabliert, das bei den Teilnehmenden hervorragend ankommt.    

BU: Die Tagungen des SEL geben den Bediensteten der Kreisverwaltung wichtige Impulse für die tägliche Praxis
Quelle: Bak, SEL

Landrat Cay Süberkrüb, der nicht nur Chef der Kreisverwaltung ist, sondern als Verbandsvorsteher des Studieninstituts auch dort eine besondere Rolle spielt, weiß die Bedeutung dieser Events zu schätzen: „Meine Führungskräfte und Mitarbeiter*innen freuen sich regelmäßig auf die Teilnahme an diesen Tagungen. Die dort vermittelten Impulse helfen ihnen in der täglichen Praxis, sorgen für die wichtige Selbstreflexion und erweitern ihr Netzwerk durch die vielen Kontakte, die man im Laufe der Veranstaltungen knüpfen kann.“

Angesichts der Auswirkungen des demographischen Wandels wird das Thema Qualifizierung bei der Kreisverwaltung auch künftig groß geschrieben. Systematische und kontinuierliche Personalentwicklung soll die Leistungsfähigkeit der Bediensteten sichern. Mit den Aus- und Weiterbildungs-Experten des SEL im Boot ist die Kreisverwaltung dafür gut aufgestellt.

Cay Süberkrüb Quelle: Kreis Recklinghausen	Bernd Bak Quelle: SEL