Kreisarchiv digital – Das Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises auf dem Weg ins Internet-Zeitalter

Google, Facebook, Instagram und Wikipedia – das Recherche- und Nutzungsverhalten im Zeitalter des Internets ändert sich massiv. Die Anforderungen der Benutzer, und hier vor allem der unter 30-Jährigen, an die Archive sind ganz andere als noch vor 20 Jahren. Darauf müssen sich die Archive einstellen und entsprechend ihr Angebot über das World Wide Web anpassen, um ihre Benutzer nicht zu verlieren. Das versucht das Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises in unterschiedlichen Bereichen - zum Beispiel durch Digitalisierungsprojekte und den Aufbau eines digitalen Lesesaals.

Digitalisierungsprojekte
Die Gründe zur Durchführung von Digitalisierungsmaßnahmen können vielfältig sein. So gab es auch beim Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises unterschiedliche Motivationen, die Bestände zu scannen. Bei einigen Überlieferungsformen drohte durch Überalterung das technische Aus. So konnten zum Beispiel 16mm-Filme, Video-Kassetten, Tonbänder und Audio-Kassetten nur noch bedingt abgespielt werden. Zur Benutzung der mikroverfilmten Bestände des Kreisarchivs fehlte das passende Mikrofilmlesegerät, welches defekt war. Hier gab es keine Ersatzteile mehr und nur noch eingeschränkt Firmen, die diese Geräte reparieren und warten konnten. Durch die Digitalisierung dieser Medien konnte ihr Inhalt für die Zukunft erhalten werden.
Darüber hinaus sind die digitalisierten Archivbestände zum Teil auch einfacher zu benutzen. Die digitalisierten Mikrofilme sind wesentlich angenehmer zu lesen als die original invertierten Filme. Die Recherche in Digitalisaten, hinter denen eine Texterkennung hinterlegt werden kann, geht schneller und weitaus zielführender.[1] Nicht zuletzt werden die empfindlichen Originale durch die Benutzung der Digitalisate geschont.[2] Mit der Erstellung der Digitalisate wurden im Falle der Mikrofilme externe Firmen beauftragt. Das Kreisarchiv hat aber auch selbst viele Bestände wie Plakate, Karten und Fotos in Eigenleistung gescannt. Die hochauflösenden Digitalisate werden auf speziellen Servern der Kreisverwaltung gespeichert. Für die Online-Stellung werden dann klein gerechnete Nutzungskopien der Digitalisate angefertigt, die über das Internet schneller geladen werden können.

Der digitale Lesesaal

Digitaler Lesesaal des Kreisarchivs des Rheinisch-Bergischen Kreises
Quelle: Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises

 Im Mai 2018 hat das Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises mit dem Aufbau eines digitalen Lesesaals begonnen. Grundlage des digitalen Lesesaals ist das Modul ACTApro Web, das den Benutzern über eine Webseite zur Verfügung gestellt wird. Diese Software wird auch vom Historischen Archiv der Stadt Köln[3] und vom Wiener Stadt- und Landesarchiv[4] für den digitalen Benutzungsbereich verwendet. Zunächst wurden über die Webseite alle Findmittel des Kreisarchivs online gestellt, soweit es die archivischen Schutz- und Sperrfristen zugelassen haben. Das Kreisarchiv ist nahezu rückstandsfrei über eine Archivdatenbank erschlossen, sodass nun tatsächlich alle Bestände online recherchiert werden können. Neben den Findmitteln sind aber auch umfangreiche Digitalisate der Archivalien über die Webseite abrufbar sein. Das Kreisarchiv hatte seit 2015 in mehreren Digitalisierungsprojekten bereits rund 600.000 Digitalisate von Archivgut erstellt.
Zunächst wurde ein Bilderserver aufgebaut, auf den die Digitalisate in einer Web-Auflösung kopiert wurden. Danach wurden die Digitalisate über Links mit den Verzeichnungseinheiten auf der Webseite verknüpft. Dieses Verfahren hatte jedoch den Nachteil, dass immer nur ein Bild über einen Link geöffnet werden konnte. Ein Blättern innerhalb mehrerer hundert Seiten starker Akten war dadurch für den Benutzer sehr umständlich und auch das Verlinken war komplex und aufwendig. Daher haben wir unser Vorgehen abgeändert und uns dazu entschlossen, die Anbindung der Digitalisate über METS-XML-Dateien vorzunehmen. Zum Anzeigen der Digitalisate sollte der DFG-Viewer[5], der von der Deutschen Forschungsgemeinschaft als Browser-Webdienst zur Anzeige von Digitalisaten aus dezentralen Bibliotheksrepositorien aufgebaut und zur Nachnutzung bereit bestellt wurde, verwendet werden. Die Verwendung von METS-Dateien hat auch den Vorteil, dass bei einem zukünftigen Umzug des Bilderservers lediglich die XML-Dateien angepasst werden müssten und nicht die gesamten Verlinkungen.
Über Excel-Listen wurden entsprechende METS-Dateien generiert, die dann zunächst in die Archivdatenbank importiert wurden. Dann wurden die Findmittel mit den zugeordneten METS-Dateien zum Upload auf die Webseite exportiert und wiederum auf die Webseite hochgeladen. Nun stellte sich die Kommunikation der einzelnen Module als wahre Herausforderung dar. Webserver, Bilderserver und DFG-Viewer mussten trotz „dicker“ Firewall der Kreisverwaltung miteinander kommunizieren und Daten austauschen und aufrufen können. Nachdem die technischen Details eingerichtet und angepasst worden waren, konnten die Grundfunktionalitäten des digitalen Lesesaals hergestellt werden.
Über den digitalen Lesesaal haben registrierte Benutzer die Möglichkeit, Archivgut für die Benutzung im Kreisarchiv vorzubestellen. Dabei wird den Nutzern ein Warenkorb zur Verfügung gestellt, der einen Mini-Workflow zur Vorbestellung in Gang setzt. Bei gepflegten Schutz- und Sperrfristen sind dann nur die Archivalien bestellbar, die nach § 7 Abs. 1 S. 1 Archivgesetz Nordrhein-Westfalen nach Ablauf der Schutzfrist von dreißig Jahren seit Entstehung der Unterlagen frei benutzbar sind.

Digitale Ausstellungen

Online-Ausstellung "Die Landräte und Oberkreisdirektoren des Rheinisch-Bergischen Kreises und seiner Vorgängerkreise"
Quelle: Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises

Ausstellungen sind aufwendig, kosten viel Geld und erreichen dennoch nur eine kleine überschaubare Anzahl von Besucherinnen und Besuchern. Dies sind Nachteile, die jedem Archiv zur Genüge bekannt sein dürften. Wenn Archive Ausstellungen veranstalten, stehen sie auch immer in Konkurrenz zu anderen Kultureinrichtungen, die dem Publikum professionell gestaltete Ausstellungen anbieten können. Deshalb hat sich das Kreisarchiv zu einem etwas anderen Ansatz bei der Durchführung von Ausstellungen entschlossen. Mit Powerpoint wurde eine Präsentation erstellt, deren einzelne Folien untereinander verlinkt wurden. So hat der Benutzer die Möglichkeit, die Präsentation interaktiv zu nutzen. Diese Präsentation wird dann entweder über ein Terminal, das aus einem gesicherten PC und einem Touch-Screen-Monitor besteht, vor Ort gezeigt oder im PDF-Format auf der Webseite des Kreisarchivs eingestellt. Bislang hat das Kreisarchiv die Ausstellung „Die Landräte und Oberkreisdirektoren des Rheinisch-Bergischen Kreises und seiner Vorgänger“[6] 2016 und „30 Jahre Gleichstellungsstelle des Rheinisch-Bergischen Kreises“[7] 2018 auf diese Weise realisiert. Von Vorteil ist sicherlich, dass diese Art der Ausstellung wegen der Ortsunabhängigkeit einen größeren Benutzerkreis erreichen kann und auch noch nach der eigentlichen Ausstellungsdauer über die Webseite nutzbar ist. Zusätzlich fallen keine Kosten für die Erstellung von Reprints und Beschriftungen oder Ausstellungsequipment an.

Digitale Beiträge zur Geschichte des Kreises

Rückspiegel "Das Buch der Bäume - Dr. Hans Foerster und die Naturdenkmale des Rheinisch-Bergischen Kreises"
Quelle: Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises

Unter der Rubrik „Rückspiegel“ stellt das Kreisarchiv in unregelmäßigen Abständen eine Art Archivblog auf der Seite des Kreisarchivs und im Intranet der Kreisverwaltung online. Meistens betreffen die kleinen Beiträge aktuelle Themen wie Jubiläen oder Jahrestage oder Dinge aus der täglichen Archivarbeit, wie etwa Schriftstücke, Fotos oder andere Archivalien, die bei der Erschließung entdeckt und historisch eingeordnet werden. Über diese Beiträge können die Archivbestände einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, ohne übermäßige Zeitaufwände oder Kosten zu produzieren.

Es sind neue und moderne Wege, die das Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises beschreitet. Ob sie langfristig zum Ziel führen und zukunftsfähig sind, werden nur die Nutzerstatistiken der Webseiten zeigen können.

 
Manfred Huppertz
Quelle: Rheinisch-Bergischer Kreis

[1] Als Beispiel sind hier die Unterlagen des Kreistagsbüros sowie die Presseausschnittssammlung zu nennen.
[2] Zum Beispiel die Plakatsammlung und die Kartensammlung
[3] http://historischesarchivkoeln.de/de/lesesaal
[4] https://www.wien.gv.at/actaproweb2/benutzung/index.xhtml 
[5] DFG-Viewer: http://dfg-viewer.de/ 
[6] https://www.rbk-direkt.de/2016-praesenation-landraete-okds.pdfx?forced=true 
[7] https://www.rbk-direkt.de/2018-09-20-30-jahre-gleichstellungsstelle.pdfx?forced=true