Digitale Transformation in der Kreisverwaltung des Rhein-Erft-Kreises – mit Unterstützung der Beratungsfirma UNITY

Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors stellt die Verwaltungen bereits seit vielen Jahren vor große Herausforderungen. Dies aktuell insbesondere aufgrund der Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern und die digitale Transformation ganzheitlich zu gestalten, hat die Verwaltung des Rhein-Erft-Kreises gemeinsam mit der Beratungsfirma UNITY eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet.

Alle Bürgerdienste auf einen Klick verfügbar, in einem nutzerfreundlich gestalteten Bürgerportal – das war die Vision des OZG. Die Realität zeigt, dass von den insgesamt 575 Verwaltungsleistungen bundesweit durchschnittlich nur 33 online verfügbar sind. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von unkoordiniertem Projektmanagement, über mangelnde Festlegung von Standards bis hin zur fehlenden Integration der beteiligten Akteure. Die Problematik des OZG ist, dass bisherige Vorhaben primär darauf abzielten, die Leistungen auf dem Bürgerportal bearbeitbar zu machen, ohne allerdings die umfassende Integration in die spezifischen Prozesse der jeweiligen Verwaltung zu berücksichtigen.

Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern und die digitale Transformation ganzheitlich zu gestalten, hat die Verwaltung des Rhein-Erft-Kreises gemeinsam mit der Beratungsfirma UNITY zunächst eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet, in der als einer der wesentlichen Erfolgsfaktor für das Gelingen des Transformationsprozesses, die notwendige Akzeptanz bei den Mitarbeitenden der Kreisverwaltung identifiziert wurde.

Workshop - Die Verwaltung des Rhein-Erft-Kreises hat gemeinsam mit der Beratungsfirma UNITY eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet
Quelle: UNITY

Daher erfolgte gleich von Beginn der ersten Projektphase an, eine enge Einbindung der Kolleginnen und Kollegen der Verwaltung, die zunächst eine übergreifende Vision – „digital, persönlich und nah“ erarbeitet haben. Gleichzeitig wurde der Ist-Zustand der IT-Landschaft und der Prozesse analysiert und eine übergreifende Maßnahmen-Roadmap entwickelt.
Die zweite Projektphase befasste sich mit der Umsetzung der festgelegten Maßnahmen, hierbei insbesondere mit der Optimierung und Digitalisierung der Prozesse, sowie mit Veränderungsmanagement- und Kommunikationsmaßnahmen.
Ganz im Sinne der Prämisse, dass Projektmanagement und Veränderungsmanagement stets Hand in Hand gehen sollten, bedurfte es in der Verwaltung des Rhein-Erft-Kreises der Etablierung eines umfassenden Veränderungs- und Kommunikationskonzeptes. Ziel hierbei war es, die von der Digitalisierung der Leistungen direkt betroffenen Mitarbeitenden sowohl zu informieren, als auch zu befähigen.
So enthält auch das erarbeitete Zielbild neben Aussagen zur Digitalen Organisation und zur Kultur auch Festlegungen zur Mitarbeiterbefähigung.

Im Rahmen der Umsetzung des umfänglichen Kommunikationskonzeptes wurden in der Verwaltung diverse Formate etabliert, wie etwa Informationsveranstaltungen für alle Mitarbeitenden, ein neues Logo, ein Erlebnistag oder auch ein Botschafternetzwerk. Dieses Netzwerk besteht aus den Rollen der Change Manager und der Digitalen Mentoren. Während die Change Manager sich aus den Reihen der Organisationsabteilung generieren, handelt es sich bei den Digitalen Mentoren um ausgewählte Multiplikatoren aus den einzelnen Fachbereichen, welche die anderen Mitarbeitenden im jeweiligen Veränderungsprozess unterstützen.
Um die am Digitalisierungsprozess beteiligten Kolleginnen und Kollegen neben dem regelmäßig stattfindenden Erfahrungs- und Wissensaustausch auch für Ihre neuen Aufgaben zu befähigen, konnten bereits zahlreiche im Schulungskonzept enthaltene individuelle Lernreisen umgesetzt werden. So zum Beispiel zu den Themen Agile Zusammenarbeit und Veränderungsmanagement.

Aber auch die Leitungskräfte der Verwaltung sind aktiv in den Transformationsprozess involviert. In den bisher durchgeführten Digitalisierungs-Workshops für Führungskräfte haben diese selbst ihre neue Rolle definiert. Denn nur durch ihr Mittragen von Veränderungen und der Etablierung von neuen Werten und Verhaltensweisen war es möglich, das neue Zusammenarbeitsmodell unter dem Mantel des OZG bereits erfolgreich in der Verwaltung des Rhein-Erft-Kreises umzusetzen und gemeinsam auf die Bereitstellung zahlreicher OZG-Leistungen zu blicken. Dabei wurden nicht nur die zentral über den Bund und die Länder bereitgestellten EFA-Leistungen betrachtet und adaptiert, vielmehr wurden für Dienstleistungen, die noch nicht zentral bereitgestellt werden konnten, eigene Formulare entwickelt, die wiederum von anderen Kommunen genutzt werden können.

Sven Eichler
Quelle: UNITY